Biaya otomasi bisnis: apa saja yang perlu dihitung?

Pisahkan biaya awal dan biaya berjalan

Biaya awal mencakup pekerjaan untuk memahami alur, merapikan aturan, menyiapkan sambungan, menguji hasil dan menyerahkan cara pengelolaannya kepada tim. Sebuah alur yang terlihat sederhana dari luar bisa memiliki banyak kejadian khusus yang perlu diperiksa.

Biaya berjalan mengikuti layanan yang dipakai dan pekerjaan untuk menjaga alur tetap berguna. Jangan membandingkan dua penawaran hanya dari angka pengerjaan awal jika isi serta tanggung jawabnya berbeda.

Apa yang membuat lingkup pengerjaan bertambah?

Bandingkan dua contoh. Alur pertama membuat daftar follow-up dari satu spreadsheet yang isinya sudah konsisten. Alur kedua menyatukan data beberapa kanal, mencari kontak ganda, membaca ringkasan percakapan dan menyesuaikan pembagian tugas saat admin berganti shift. Keduanya menyebut follow-up, tetapi pekerjaan yang diperlukan berbeda.

Akses aplikasi juga perlu diperiksa. Data yang dapat diekspor berkala memerlukan rancangan berbeda dari data yang tersedia melalui sambungan otomatis. Jika aturan kerja belum disepakati, waktu untuk merapikan proses perlu masuk lingkup, bukan dianggap sudah selesai.

Catat beban kerja sebelum memperkirakan manfaat

Gunakan pekerjaan yang benar-benar dilakukan sebagai keadaan awal. Catat berapa kali pekerjaan terjadi, berapa lama pengerjaannya dan berapa banyak hasil yang harus dikoreksi. Perkiraan tim berguna untuk percakapan awal, tetapi uji dengan catatan ketika pekerjaan berjalan.

Sebagai ilustrasi hitungan, rekap 15 menit yang dikerjakan 20 kali memerlukan 300 menit atau 5 jam. Itu beban awal dalam contoh, bukan janji penghematan. Setelah otomasi, waktu pemeriksaan, koreksi dan pemeliharaan tetap harus dihitung.

Waktu yang kembali dapat dipakai untuk pekerjaan lain. Nilainya bergantung pada apa yang dilakukan tim sesudahnya; tidak otomatis sama dengan pengurangan biaya gaji atau penambahan penjualan.

Bagaimana membandingkan penawaran dengan adil?

Minta penawaran menjelaskan masukan, hasil akhir dan batas pengerjaan. Dua rancangan baru bisa dibandingkan setelah keduanya menjawab kebutuhan yang sama. Pastikan ada skenario uji dan penanggung jawab saat hasilnya belum sesuai.

• Daftar aplikasi, data dan hak akses yang diperlukan.
• Hasil yang diserahkan serta kriteria penerimaan oleh tim.
• Penanganan kiriman ganda, data kurang dan sumber yang tidak tersedia.
• Biaya pemakaian layanan, kepemilikan akun dan kebutuhan pemeliharaan.
• Cara meminta perubahan setelah alur dipakai.

Mulai dari lingkup yang bisa dinilai

Pilih satu pekerjaan dengan hasil yang dapat diperiksa. Lingkup awal yang terbatas membantu tim melihat apakah aturan, data dan cara penanganan kegagalannya sudah cocok sebelum menambahkan bagian lain.

Untuk berdiskusi dengan Kodekatmu, siapkan contoh alur, frekuensi pekerjaan dan aplikasi yang digunakan. Tidak perlu mengirim akses akun pada percakapan awal. Pemetaan mendalam, hasil yang diserahkan serta biaya disepakati sebelum pengerjaan dimulai.