Kapan bisnis perlu otomasi? Mulai dari satu pekerjaan berulang

Tanda pekerjaan mulai layak diotomatisasi

Banyaknya pekerjaan bukan satu-satunya alasan memilih otomasi. Periksa apakah tim mengulang langkah yang sama dan mengambil keputusan berdasarkan aturan yang bisa dijelaskan. Contohnya menyiapkan daftar penawaran yang jadwal tindak lanjutnya sudah tiba, bukan memutuskan sendiri cara membujuk setiap pelanggan.

Pilih pekerjaan yang memiliki awal dan akhir yang jelas. ‘Merapikan operasional’ terlalu luas untuk uji awal. ‘Menyiapkan antrean follow-up setiap pagi dari status dan tanggal terbaru’ lebih mudah diuji bersama admin.

• Langkah yang sama dikerjakan berulang dan waktunya bisa dicatat.
• Ada sumber data dengan isian yang cukup konsisten.
• Aturan tindakan dan pengecualiannya bisa dijelaskan.
• Ada orang yang memeriksa hasil dan menangani proses yang gagal.

Kapan prosesnya perlu dirapikan lebih dahulu?

Jika dua admin memakai arti status yang berbeda, pengingat otomatis hanya akan mempercepat keluarnya daftar yang membingungkan. Sepakati dahulu apa arti ‘menunggu pelanggan’, siapa penanggung jawabnya dan informasi apa yang wajib diperbarui.

Hal serupa berlaku untuk stok, tagihan dan pembagian pekerjaan. Menentukan sumber data utama serta cara mencatat perubahan sering menjadi pekerjaan pertama. Otomasi lebih mudah diperiksa setelah tim punya pegangan yang sama.

Apa bedanya perbaikan proses, otomasi dan AI?

Perbaikan proses menyepakati siapa melakukan apa, kapan dan dengan informasi apa. Otomasi menjalankan langkah berdasarkan aturan, seperti membuat tugas saat tanggal tindak lanjut tiba. AI dapat membantu pekerjaan yang melibatkan bahasa atau informasi beragam, seperti menyiapkan draf ringkasan dari dokumen.

Ketiganya bisa dipakai bersama. Sebuah alur dapat memakai SOP untuk pergantian shift, otomasi untuk antrean harian dan AI untuk draf ringkasan percakapan. Pemilihan mengikuti kebutuhan tugas, ketersediaan sumber serta kemampuan tim memeriksa hasilnya.

Jangan menambahkan AI hanya karena sebuah pekerjaan berulang. Jika aturan tetap sudah cukup menyelesaikan kebutuhan, uji cara itu terlebih dahulu. Jika memakai AI, tentukan sumber, batas akses dan hasil yang harus ditinjau manusia.

Bagaimana menilai manfaat dan biayanya?

Catat frekuensi pekerjaan, waktu yang dibutuhkan setiap kali serta koreksi yang terjadi. Setelah uji awal, bandingkan waktu total pada volume pekerjaan yang sebanding. Masukkan waktu untuk memeriksa hasil, memperbarui aturan dan menangani kegagalan.

Biaya tidak hanya mencakup pengerjaan awal. Tanyakan layanan pihak ketiga yang dibutuhkan, biaya pemakaian, siapa yang merawat alur dan apa yang terjadi jika akses aplikasi berubah. Besarnya biaya baru dapat dibahas setelah lingkup dan akses diperiksa.

Manfaat juga bisa berupa tindak lanjut yang lebih terjaga atau berkurangnya kesalahan. Ukur hal itu secara terpisah. Jam yang berhasil dikurangi tidak otomatis menjadi penjualan tambahan.

Apa yang perlu diuji sebelum dipakai seluruh tim?

Mulai dengan satu jenis pekerjaan dan lingkup yang bisa diawasi. Gunakan contoh normal sekaligus kejadian yang pernah menyulitkan tim. Tentukan kapan uji dianggap cukup dan siapa yang memutuskan apakah alur siap diperluas.

• Masukan yang sama diterima dua kali.
• Isian wajib kosong atau penanggung jawab belum dipilih.
• Jadwal berubah dan pekerjaan sudah dibatalkan.
• Sumber data tidak tersedia atau proses berhenti di tengah jalan.
• Tim perlu menghentikan otomasi dan melanjutkan pekerjaan secara manual.